設(shè)立和運(yùn)行企業(yè)項(xiàng)目管理部門需要開展審慎和戰(zhàn)略性的工作。以下是設(shè)立企業(yè)項(xiàng)目管理部門需要關(guān)注的四個(gè)關(guān)鍵方面。
項(xiàng)目績效不佳是企業(yè)的禍根。沒有完成目標(biāo)的項(xiàng)目不僅會(huì)對(duì)企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)力帶來挑戰(zhàn)，而且還會(huì)消耗資源，根據(jù)2020年美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(The Project Management Institute)的《職業(yè)脈搏報(bào)告》顯示，由于項(xiàng)目績效不佳，造成11%的投資被浪費(fèi)。
由于組織機(jī)構(gòu)在不確定時(shí)期努力實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)，并且在可預(yù)見的未來可能會(huì)投入很有限的資源，因此他們應(yīng)該考慮設(shè)立企業(yè)項(xiàng)目管理部門的價(jià)值，因?yàn)樵摬块T會(huì)使其業(yè)務(wù)運(yùn)行至最佳狀態(tài)。
企業(yè)項(xiàng)目管理部與傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理部的不同之處在于，企業(yè)項(xiàng)目管理部會(huì)在戰(zhàn)略層面上與高管人員合作，以確保進(jìn)行項(xiàng)目和投資組合行為有利于整體業(yè)務(wù)。許多組織機(jī)構(gòu)已從傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理部結(jié)構(gòu)過渡到企業(yè)項(xiàng)目管理部，而一些新成立的組織機(jī)構(gòu)則從一開始就建立企業(yè)項(xiàng)目管理部門。企業(yè)項(xiàng)目管理部門可帶來實(shí)際的好處，包括項(xiàng)目、計(jì)劃、投資組合和戰(zhàn)略目標(biāo)的執(zhí)行速度更快。
建立一個(gè)高效和有效的企業(yè)項(xiàng)目管理部門需要大量時(shí)間、精力和協(xié)調(diào)工作。成功的企業(yè)項(xiàng)目管理部門會(huì)注重以下四個(gè)關(guān)鍵方面。
文化與人才管理
您的員工和文化是成功運(yùn)行企業(yè)項(xiàng)目管理部門的最關(guān)鍵因素之一。這就意味著需要雇傭和培訓(xùn)具有合適技能的人才，并建立整個(gè)團(tuán)隊(duì)的適應(yīng)力和同理心。
根據(jù)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)的《職業(yè)脈搏報(bào)告》稱，如今，大多數(shù)組織都非常重視培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)能力和技術(shù)能力，而對(duì)這兩項(xiàng)能力各組織機(jī)構(gòu)的重視比例分別為65%和68%。該項(xiàng)調(diào)查顯示，高績效的企業(yè)項(xiàng)目管理部門會(huì)注重于自身的雇傭政策和對(duì)技術(shù)能力(68%)、領(lǐng)導(dǎo)能力(65%)、商業(yè)頭腦(58%)和數(shù)字技能(50%)的培訓(xùn)計(jì)劃上。
在領(lǐng)導(dǎo)力方面，成功的企業(yè)項(xiàng)目管理部門側(cè)重于“獲得來自高層的授權(quán)”。項(xiàng)目、計(jì)劃和投資組合的執(zhí)行不僅在很大程度上取決于團(tuán)隊(duì)和職能部門如何協(xié)同工作，而且還取決于他們?cè)诨靵y時(shí)期的適應(yīng)力。Businessolver公司的一項(xiàng)研究表明，人們希望他們的主管能表現(xiàn)出同理心，而美國有91%的首席執(zhí)行官認(rèn)為同理心與公司的財(cái)務(wù)業(yè)績直接相關(guān)。
戰(zhàn)略一致性
企業(yè)項(xiàng)目管理部門的主要任務(wù)是使所有項(xiàng)目、計(jì)劃和投資組合行為與公司內(nèi)的戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。當(dāng)項(xiàng)目的執(zhí)行與公司內(nèi)的目標(biāo)不一致時(shí)，就會(huì)導(dǎo)致資源、時(shí)間和預(yù)算的浪費(fèi)。
最終，這將導(dǎo)致公司付出更高的成本，獲得更低的業(yè)績。高績效的組織已認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，因而只會(huì)批準(zhǔn)那些具有可靠商業(yè)案例的項(xiàng)目，并且該案例能夠說明各項(xiàng)收益以及每種收益如何與領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)設(shè)定的目標(biāo)相關(guān)聯(lián)。隨著公司內(nèi)部各項(xiàng)目標(biāo)的改變，企業(yè)項(xiàng)目管理部門應(yīng)重新評(píng)估各個(gè)項(xiàng)目和計(jì)劃，以確保它們?nèi)耘c公司的發(fā)展方向保持一致，并且不會(huì)羞于削減那些不再與業(yè)務(wù)目標(biāo)一致的項(xiàng)目。
標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理
為了成功完成各項(xiàng)工作，企業(yè)項(xiàng)目管理部門必須使項(xiàng)目管理實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化，以確保與組織的高層戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致。為此，需要仔細(xì)而有條理地進(jìn)行計(jì)劃。通過創(chuàng)建和實(shí)施整個(gè)組織必須遵守的項(xiàng)目管理流程和程序，企業(yè)項(xiàng)目管理部門不僅可提高整體項(xiàng)目效率，同時(shí)可降低風(fēng)險(xiǎn)和減少資源浪費(fèi)，并可增加在各個(gè)層面上取得成功的機(jī)會(huì)。
為了更具創(chuàng)新性，組織機(jī)構(gòu)必須調(diào)整其內(nèi)部流程和最佳實(shí)踐，以提高效率和有效性。如果您的組織對(duì)當(dāng)前的活動(dòng)或資源沒有足夠的把控，那么這就不可能在開展其他創(chuàng)新項(xiàng)目時(shí)不在某些情況下遭遇失敗。簡(jiǎn)而言之，您只能用兩只手處理這么多東西。擁有標(biāo)準(zhǔn)化和高效的企業(yè)項(xiàng)目管理部門運(yùn)營，您的組織就可以將更多的資源和預(yù)算分配給創(chuàng)新性的和可增加競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的項(xiàng)目上。
收益驅(qū)動(dòng)的方法
一些成功的組織機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到，必須精明地進(jìn)行投資，項(xiàng)目必須能帶來有意義的、可衡量的結(jié)果。企業(yè)項(xiàng)目管理部門有助于各個(gè)組織發(fā)現(xiàn)和獲得可持續(xù)的收益。一個(gè)沒有明確目標(biāo)和收益的項(xiàng)目就像開車時(shí)不知道目的地一樣。
每個(gè)潛在項(xiàng)目都必須有一個(gè)全面的商業(yè)案例作為支持，而且該案例能說明該項(xiàng)目的目標(biāo)，能夠?qū)⒃撃繕?biāo)與組織的目標(biāo)聯(lián)系起來，并能夠說明項(xiàng)目完成時(shí)所獲得的每項(xiàng)收益。這個(gè)項(xiàng)目還應(yīng)明確可衡量結(jié)果的各個(gè)關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)，幫助確定該項(xiàng)目是否成功完成，并能說明該項(xiàng)目如何取得成功。
總體而言，一個(gè)成功的組織機(jī)構(gòu)會(huì)將側(cè)重于責(zé)任心、為客戶提供價(jià)值、善于接納組織變革、對(duì)技術(shù)進(jìn)行投資和將重視項(xiàng)目管理的文化放在更高的位置。通過建立一種注重人才管理、戰(zhàn)略層面統(tǒng)一的項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐和可實(shí)現(xiàn)收益的文化，您的組織可以提高自身績效，獲得更高的項(xiàng)目成功率。
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