會議的四大痛點
百分之九十九的領(lǐng)導都不會開會。會議往往有以下四大痛點。
第一，冗長。領(lǐng)導夸自己一個小時，罵員工一個小時，互相扯淡一個小時，除了領(lǐng)導話癆，還有下屬話癆，抓住自己那點屁事，從頭說到尾。還有一些愛說競爭對手壞話的話癆，總是說自己有多好，別人有多差。
第二，無效。會議不準時，沒有議題，沒有準備，討論的時候不聚焦，最后達不成共識，當然也沒有執(zhí)行。
第三，傷感情。本來還是好朋友，還是好的領(lǐng)導下屬關(guān)系，開著開著掰了，摔門而去，朋友都沒得做了。
第四，冷場。開會就是走形式，宣布一下決議，問誰誰也不說，領(lǐng)導說什么大家都舉手說領(lǐng)導說得好。開這種會有什么意思呢？如果只是領(lǐng)導宣布一下決策，那為什么不寫個郵件呢？
1.會前做好五個“W”。
What，開會的主要內(nèi)容是什么，目的是什么。
When，何時開會。不能說：“啊，明天上午開?！鄙衔鐜c開？要精確到分鐘。
Who，誰來開會，誰做主持，誰做發(fā)言，誰做記錄，每個人來做什么，通知到每個人。
Where，何地開會。
Why，為什么開會要講這個問題。不能簡單粗暴地說“OK，明天過來開會”，而是要把會議目的講清楚。大家了解此事，才會對此事有動力，開會效果才會好。
2.會議材料提前一天發(fā)到參會人手上。除非是頭腦風暴會，否則給大家二十四小時的時間來消化會議內(nèi)容。
3.會議主講人會前做好演講準備。一個秘訣就是，如果你想被大家了解，想獲得更多的機會，在會前好好做好演講準備，是最快的捷徑。不要浪費任何一個能在大家面前發(fā)言的機會。
4.會議細節(jié)再發(fā)一遍。在會前兩三個小時再發(fā)一遍，大家就不用再翻記錄，讓參會人的麻煩越少越好。
以上是會前的一些準備，能做到這樣，你已經(jīng)成功了一半。
會中：不結(jié)束沒結(jié)論的會
1.到場必須準時。不能準時的人控制不了自己的時間，控制不了自己時間的人，也就是控制不了自己生命的人。從根本上，這樣的人不會是一個好的管理者。交通擁堵永遠不是借口，北京、上海永遠會堵。我發(fā)現(xiàn)一個特點，到了高階的領(lǐng)導，百分之八十的人會提前十分鐘到十五分鐘到會場。
2.比較嚴肅、正式的會，最好有一個主持人。主持人是控局的人，這個人要把整個流程管理好，什么時間討論什么事情，還有就是解決問題。有些人是光管時間，沒意識到時間是用來解決問題的。一個好的主持人，能一步一步地解決一個個不成形的問題，到最后讓大家達成共識。
3.發(fā)言人遵循兩個最重要的原則：一是要守時，二是金字塔原則。給你十分鐘，你就說十分鐘，不要講得太長，講得長就是占用別人的時間。想守時，想用時短，又想把東西說明白，要苦練“金字塔原則”。這是一個思考問題和表達問題的結(jié)構(gòu)化原則。不重不漏，你說的幾個點，要基本上覆蓋所需要說的全貌，同時又彼此沒有重復?！安恢夭宦边@四個字，用普通的中文表達，就是一個中心、三五個基本點，說完了就可以了。
4.參會人有反對的責任。既不是主持人，又不是發(fā)言人，這個參加會的人要做什么？在麥肯錫，我們給每個人灌輸一個觀念，就是反對的責任（Obligation todissent）。公司給你工資，給你時間，讓你參加一個會議，不是讓你去喝水的，不是讓你在筆記本上練硬筆書法的。你要聽大家的發(fā)言，一旦有任何意見，哪怕你是最小的職員，也有反對的責任。這一點再怎么強調(diào)都不過分，因為往往參會的初級管理人員、初級工作人員，對一線的信息收集最全、最敏感，可能最沒有成見，又是最沒有利益沖突的人。他如果看出一個問題，產(chǎn)生了反對情緒和反對意見，這時候不說，對于整件事可能有非常大的風險。會議定了決策之后再翻盤是一個很費事的工作。在定決策之前，如果有人有反對意見，你能鼓勵他說出來，對整個風險控制是一個極大的幫助。
5.相對正式的會議，最好有一個書面會議紀要，哪怕很簡單。這樣大家不會逼著彼此去想會議上講了什么，最后做了什么決策。因為人是有弱點的，有時候只想聽自己喜歡聽的，只想記自己想記的。如果我們對當時的情景產(chǎn)生羅生門一般的狀態(tài)，大家想的都不一樣，聽的都不一樣，記的都不一樣，怎么辦？這時候如果有一頁會議紀要，重新看一眼，問題就解決了。
會后：不允許不落實的會
做了會議準備，好好開了個會，并不代表就結(jié)束了。離開會議室，只是這個會議的開始。會后要做到兩點：一個是Follow through，一個是Feedback。
1.Follow through，督促執(zhí)行。有可能是主持人做這個工作，有可能是一把手做這個工作，有可能是記錄人做這個工作。這就是會議做的決策：誰，什么時候，干什么，遞交什么東西，得有人去盯著，要隔三岔五看這件事做到什么程度了，又發(fā)生了什么新的情況。
2.Feedback，結(jié)果反饋。具體執(zhí)行的人有義務(wù)跟相關(guān)領(lǐng)導反饋。反饋上次開的會做了什么決策，讓他做什么事情，他去做了，結(jié)果發(fā)生了什么。如果需要，再召集一次會議；如果不需要，也要告訴相關(guān)的領(lǐng)導，事情怎么樣了。
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